Бухгалтерия
СОП №128: Выездная проверка: контур бухгалтера
Тема №5. Налоговый учёт и отчётность
1Область применения
Стандарт задаёт контур бухгалтера на выездной налоговой проверке клиники. Бухгалтер готовит учёт, копии и пояснения по описи, не водит инспектора по кабинетам и не комментирует клинические решения. Медицинские карты не налоговый архив.
Выездная проверка юрлица или ИП клиники, встречные проверки контрагентов, осмотр помещений учёта. Директорский контур общения с инспектором этим СОПом не подменяется.
2Цель СОП
- Выдавать учётные документы по решению и требованию, с журналом передачи.
- Работать из одного комплекта копий, а не из живой базы, которую правят в соседней комнате.
- Не оставлять инспектора наедине с кассой, сервером и картами пациентов.
3Термины и определения
- Выездная проверка - проверка по решению инспекции, обычно на территории клиники или по месту учёта документов.
- Журнал передачи - кто, когда, какие копии или оригиналы отдал, подпись получившего.
- Контур бухгалтера - учётная база, первичка, регистры, касса, банк, кадры в части налогов, без клинического архива сверх предмета.
4Ответственные лица
- Бухгалтер клиники - ведёт учёт, фиксирует операции, не меняет клинический план и не принимает деньги в обход кассы.
- Старший бухгалтер - проверяет закрытие периода, сверки и пакет отчётности.
- Управляющий клиникой - даёт факты по сменам, кассе и договорам, не правит проводки.
- Генеральный директор - утверждает учётную политику, лимиты и исключения письменно.
5Материалы и оборудование
- Решение о проверке, требования, доверенности представителей.
- Выгрузка базы на дату начала проверки, архив первички, лицензия, политика.
- Отдельный стол, журнал передачи, опись помещений учёта.
6Алгоритм действий бухгалтера
6.1. Подготовка
Снимите выгрузку учёта и архив на дату решения. Назначьте дежурного бухгалтера и заместителя. Согласуйте с директором и юристом, что является предметом и какие помещения учёта показывают. Кассу, сейф токена и доступ к CRM ограничьте списком.
6.2. Выполнение
Принимайте требования письменно. Готовьте копии, не оригиналы, если нет законного изъятия. На вопросы по цифре отвечайте документом, не историей «у нас так принято в стоматологии». Сотрудников ресепшена проинструктируйте: вопросы инспектора переводят на уполномоченного, сами налоговую позицию не объясняют.
Инспектору отдаю копии по описи из комплекта на дату начала проверки. Базу в дни проверки не «чищу». В кабинеты к пациентам без предмета проверки не вожу.
6.3. Контроль
Каждый день проверки заканчивается описью: что просили, что отдали, какие вопросы открыты. Правки в базе периода проверки фиксируйте как текущие операции сегодняшнего дня, не как правку прошлого. После акта сверьте цифры с тем комплектом, который отдавали.
- Не правьте учёт и кассовые смены за проверяемый период во время выезда, чтобы «стало красиво».
- Не отдавайте доступ к медицинским картам и серверу клиники как к бухгалтерскому архиву.